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关于加强上级文件传阅管理规定的通知


发布日期:2018-12-03 供稿单位:学院办公室 责任编辑:学院办公室 点击:[]次



各教学单位、部门:

根据《关于进一步加强上级文件办理及学校文件落实工作的通知》(吉工商党字〔2018〕73号)文件要求,现进一步重申上级文件传阅管理要求,请各部门领导及承办上级文件人员高度重视,严格按照规定执行。

一、上级文件的接收与管理

1.上级机关发到学院的文件,统一由院办文书专人负责接收、拆封、分类、登记,保管、清退、归档,其他人不得随意拆阅上级文件。

2。上级机关直接发到学院对口职能部门的文件,相关部门接收后,要及时交给院办文书,由文书统一进行登记、传阅等,各部门不得自行传阅和留存。

二、上级文件的传阅与收回

1。院办文书负责上级文件传阅工作,文书先将文件贴好传阅单、填写好内容后,送交院办主任签拟办意见,再按拟办意见传给相关院领导,再按照院领导批示传给相关部门负责人落实文件。

2。院级领导应尽快阅批文件,避免在手中长时间积压影响文件的贯彻落实,明确签署文件落实意见后,交由文书传递给相关部门或人员。

3。承办落实上级文件的部门负责人,在承办期间要确保文件安全,对密级文件负有保密责任;文件落实完成后,承办人签字并详细填写处理结果,两周内归还给院办文书,不得在手中长期积压或私自留存。

4.各级领导要严格按照上级规定的知悉范围传达或传阅文件,部门及个人之间不得横向交叉传阅文件,必须经文书之手进行传递;对不及时落实和归还文件的领导和部门,文书有责任催办或催还,避免文件丢失。

5。文书要严格按照原则和程序及时做好传阅过程中的登记、传递、催办、收回等工作,确保文件在流转各环节的安全性和保密性。

三、上级文件的使用与保管

1。任何人在阅办文件过程中,不得在不安全的地方存放上级文件、资料,必须妥善的保管好上级文件,负责阅办过程中的文件安全。

2。任何人不得私自向外泄漏涉密文件内容,不得给他人阅看,不得放在自己办公室过夜,不得在私人通信通话中、在公共场所和家庭亲友面前谈论涉密文件,不得将涉密文件带出办公室;因工作需要必须带涉密文件公出时,需经分管保密工作的学院领导或院办公室主任批准,不得遗失或泄密。

3。任何人不得随意翻印、复制标有密级的上级文件、材料,确因工作需要复制涉密文件、材料的,需经分管保密工作的院领导或院办主任批准同意后,方可到学院保密办办理登记与复印,复印件视同原件管理,用后归还给文书,不得丢失或自行销毁。

4.任何人不得擅自将上级标有密级的文件、资料发布在互联网上;在计算机上管理的各类文件、资料,要加以区分,应采取加密措施;重点行政部门的工作用计算机,要按照市保密局的要求安装保密防护系统;相关部门和网上信息发布人员要严格把关,认真做好上网信息保密审查工作。

5.参与外事活动或对外交往的各级领导及工作人员,不得携带涉密文件,要严守外事保密纪律,不得向校外、境外提供有涉密内容的文件、资料、统计数据、内部情况等;人事和外事部门要对出国(境)人员做好因公因私出入境审查和行前保密教育工作。

6。传阅完成后的上级文件,统一由院办文书专人专柜分类保管;需再借阅文件的,要再办理借阅登记手续;标有密级的文件概不外借,更不得转借。

 

 

 

学院办公室

2018年12月3日

 

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